Bordro Programı Nedir?

İşletmelerin de diğer alanlarda olduğu gibi teknolojiyle paralel olarak ilerlediği bu çağda işletmelerin gelişmişliğini teknolojiyi ve yapay zekayı kullanıma yer verdiği ölçüde rakiplerine kıyasla üst sırada yer alma imkânı yakalayabilmektedir.

Teknolojinin ve yapay zekanın iş hayatımıza dahil olduğu günden beridir toplantılar, duyurular, belgeler, kayıtlar ve benzeri işletme içindeki ya da dışındaki çoğu işimizi internet ortamından yapmaktayız. Bu işlerden bazıları insan kaynakları departmanındaki işlerden başlayarak işletme maliyetlerini doğrudan etkileyen muhasebe bölümü özellikle maaş yönetiminde yani bordroda hesaplama ve önemli bilgilerin içinde doğacak bilgi karmaşasının önlemesinde yapay zekayı kullanmak işletme için önemli bir karar olacaktır.

Bordro ve bordro programını açıklamaya başlayalım.

Bordro; işverenin işyerinde istihdam ettiği işçilerinin her ay yaptığı işler karşılığında ödediği ücreti ve kesintiler, vergiler gibi diğer gerekli olan bilgileri ayrıntısıyla gösteren belgedir.

Maaş bordrosu işçiye işveren tarafından yapılan ödemelerin gerçekleştiğinin resmi şekilde bir kanıtıdır. Çünkü maaş bordrosu ilgili kanunlara göre hazırlanır bu uyulması gereken kanunlarda Vergi Usul Kanunu, İş Kanunu, Sosyal Sigortalar Kanunu ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu baz alınır. Maaş bordrosu ayrıntılı bir belge olduğundan dolayı olası durumlarda da delil niteliğindedir.

Kanuna göre bordro belgelerinde bir tane bile eksik olduğunda bordro geçersiz sayılır ve işveren aylık asgari ücret tutarının yarısı kadar ceza öder. İşçi talep ederse bordro belgesinin kopyasını alabilir.

Bir bordroda yer alabilecek bilgiler arasında;

Çalışanın adı ve soyadı,
Pozisyonu,
Çalışılan departman,
Çalışma saatleri,
Bordro ödeme günü ve dönemi,
Hafta tatili, fazla mesai gibi asıl ücrete yapılan eklemeler,
Avans makbuzu, icra (maaşın en fazla dörtte biri alınabilir) ve nafaka gibi kesintileri,
Vergileri,
Sosyal güvenlik primleri,
Net ödeme miktarı,
Ücret ödeme günü,
İşveren imzası yer alabilir.

Bu temel bilgiler, çalışanların maaşlarının sonuçlarına yardımcı olur ve işverenlerin yasal kurallara uygun olarak ödeme yapmalarını sağlar.

İşverenler bordro belgelerini manuel olarak hazırlarken ve bu ayrıntılı belgeleri saklarken zorluk çektiği anlaşılmaktadır. Bu önemli belgeleri de bir program altında toplayıp bordro sürecini ve belgelerin korunmasını kolaylaştırmıştır. Peki bu bordro programın ne olduğunu ve faydalarını inceleyelim.

Bordro programı, işverenin istihdam ettiği işçiye ödeme yapmak ve diğer işlemleri otomatikleştirerek hata yapma ihtimalini sıfıra indirmek için kullanıldığı bir yazılım programıdır. Bordro programı, çalışanların maaş çeklerini hesaplama ve işleme sürecini otomatikleştirmek için tasarlanmış bir yazılım uygulamasıdır. Bu program, istihdam maaşları, vergi kesintileri, sigorta primleri, ödenekleri ve diğer masrafları hesaplar. Bordro programı, küçük girişimlerden büyük şirketlere kadar her büyüklükteki işletme tarafından bordro süreçlerini kolaylaştırmak ve çalışanlara ödeme yapmada doğruluk ve işin basitliğini sağlamak için kullanılabilir.

Bordro programları, bordrolama sürecinde işveren firma ile personel arasında dürüst, şeffaf, açık ve net olan doğruluğu sağlayan iletişimi sağlayan bir aracı görevi görürler.

Bordro Programı Faydaları Nelerdir?

Bordro programı uygulanmasının temel amacı; Bordro hazırlama sürecinin hızlı, basit, hatasız ve güvenilir bir şekilde tamamlanmasını sağlamaktır.

Manuel şekilde yürütülen işlerdeki hata oranının yüksekliğine bağlı olarak çalışanın iş yükünü azaltıp daha verimli bir çalışma süreci elde edilmesine katkı sağlayacaktır.
İş hacmi azalan çalışanları farklı işlerde ve alanlarda da görevlendirerek işyerinde verimliliğinde artması sağlanır.
Bordro süreçleri manuel olarak yürütüldüğü kadar çok zaman almayacak ve bordro programıyla daha kısa sürede bordro süreci tamamlanacaktır.
Bordro programı bilgisayar ve yapay zekâ üzerinde yapılan bir işlem olduğu için hata yapma oranı da düşüktür.
Bordro sürecinin hızlanmasına da katkı sağlayacağı için çalışanlar açısından zamanın tasarruflu ve verimli kullanılmasına katkı sağlar.
Çalışan izinleri, kesintiler ve benzeri önemli bilgilerin ayrıntılı şekilde raporlanan sürecin de hatasız bir şekilde sürdürülmesini sağlar.
İşletmenin birimleri arasında olan organizasyon yönetimiyle düzenli bir iş akışı sağlanır.
Bordro programını kullanarak çalışanların işe girişinin ve çıkışının bilgilerini aylık olarak ayrıntılı şekilde kaydedip gereken düzenlemelerin yapılmasında da işimizi kolaylaştırmaktadır.

Bu saydığımız maddeler ve benzerleri bordro programı sayesinde kolay ve güvenli bir şekilde gerçekleştirilecek işlemler arasında yer almaktadır ve çalışanlar açısından da çeşitli yararları bulunmaktadır.

Bordro Programı Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

İşletmelerde çalışanlar işlerini manuel olarak yaptıklarında hem zamanlarını hem de iş gücündeki hızlarını belirli bir noktaya kadar kullanabilmektedir aksi takdirde iş verimliliği olumsuz etkilenmektedir. Teknolojinin günlük hayatımızda olduğu gibi iş hayatımızda da kolaylıklarından söz etmek mümkündür. İş yaşamında diğer departmanlar da olduğu gibi insan kaynakları ve muhasebe departmanı da faydalanmaktadır. Özellikle işletmenin çoğunluk bilgisinin ve işletme çalışanlarının tümünün bilgilerinin ayrıntılı şekilde bulunduğu insan kaynakları departmanında bu bilgilerin muhafaza edilmesinde ve muhasebe departmanında ise ücret yönetiminde bordro programları çalışanların elini hafifletmiştir. Çalışanların zamanını ve iş gücüne olan verimliliğini de artırmıştır bu durumda da işletme verimliliği ve işletme içinde bilgilerin daha güvende olduğu gerçeğini gösterir.

İşletme veya firmadaki tüm çalışanların vergilerinin, izin günlerinin, mesai ücretleri, hak edişleri gibi değişken haklarının takibinde bilgi karmaşasını önleyerek bu süreçte de kolaylık sağlar.
Bordrolama yapılırken ortaya çıkan hataları araştırırken geride bırakılan işleri tekrar okuma gereği kalmadan hata bulunabilir ve hatanın ortadan kaldırılmasında yardımcı olarak ilerleyen bordroların hatasız sürdürülmesinde rol alır.
İşletme içinde aynı bordro programını kullanan departmanlar arasında iletişimi sağlar. Bordro ile ilgilenen insan kaynakları ve muhasebe departmanı arasındaki bilgi alışverişinde doğruluğu arttırır bunun sonucunda da hata oranı azalır.
Hazırlanan bordro belgeleri her bir ilgili kişi için çıktı almak gibi ekstradan giderlerin de önüne geçilmiş olur.
İşletmeye yeni alınan bir çalışanın giriş işlemlerinin ve işten çıkışının yapıldığı bir çalışanın işlemlerinin kayıt altına alınmasını kolaylaştırır ve takibini de sağlar.
İşe giriş ve işten çıkışın yanında diğer tüm çalışanlarında bilgilerini, izinlerini, haklarının belgelenmesini, depolanmasını ve taranmasını sağlar.
Ayrıca gereken durumlarda belirli bir zamandaki geçmiş bordro belgelerine güvenli ve kolay bir şekilde erişimi sağlamaktadır.