Organizasyon Şeması Nedir?

Organizasyon şeması işletmelerin hiyerarşik yapısının, yatay ve dikey ilişki zincirlerinin şemalaştırılmasıdır. Organizasyon şemasındaki hiyerarşik yapıda işçilerin isimleri, ünvanları, fotoğrafları, departmanları yer almaktadır. İşletmenin haritası olarak kabul edebileceğimiz organizasyon şemaları insan kaynakları başta olmak üzere şirket çalışanlarına yönetim prensipleri konusunda yardımcı olmaktadır. Ayrıca işletmede çalışan sayısı arttıkça ve şirket karmaşık bir hale geldiğinde organizasyon şeması daha fazla önem kazanmaktadır.

Organizasyon Şemasının Önemi;

İyi bir organizasyon şeması müşterilere ve şirkete yeni başlayanlar başta olmak üzere diğer işçi ve yöneticilere kılavuz olurken kötü bir organizasyon şeması şirket içinde iletişimde ve iş akışında karmaşıkla beraber problemler ortaya çıkabilir. Herhangi bir durumda kime ne konuda ulaşmamız gerektiğini gösteren bu şemalar hem görev akışında bize yardımcı olur hem de iş birliği için ekipleri birbirine bağlayarak iş yükümlülüğünün kolay şekilde yönetilmesini sağlar.

Organizasyon Şeması Nasıl Oluşturulur?

Görev ve yetkilerin, süreç ve gereklilikleri doğrultusunda işletmede çalışan kişilerin pozisyonlarına bağlı kalınarak görev tanımlarını da içerecek şekilde işe uygun olarak kişiler üzerine kurulmalıdır.

Departmanlar ve alt birimlerin birbirine doğru şekilde bağlanmış olması gerekir çünkü alt gruplar üst yönetici birimlerini kolayca tanıyabilir. İşçiler organizasyon şemasını incelediğinde kimin kimle bağlantılı şekilde çalıştığını ve hangi konuda kimden yardım alabileceklerini öğrenebilirler.

Organizasyon şeması oluşturulmadan önce ayrıntılı analizler yapılmalıdır ve en açık şekilde değerlendirilmelidir.

Organizasyon şeması hedef ve stratejiler tamamen belirlendikten sonra çalışanların kariyer planlamalarına yol haritası olmasına yönelik düzenlenir.

Organizasyon şeması işletmenin bugününü anlattığı gibi geleceği konusunda fikir ve bilgi vereceği şekilde oluşturulur.

İşe yeni başlayan işçiler bu şemaya bakarak kendini organizasyonda doğru şekilde konumlandırabilmelidir.

Organizasyon şemasında hali hazırda bulunan departmanlar, pozisyonlar ve görevlerin yanı sıra işletmede mevcut olmayan pozisyon ve departmanlar da bulunmalıdır.

Gelecekteki yönetici ve işçilere aynı zamanda müşterilere işletmenin vizyonu hakkında bilgi vermelidir.

Organizasyon Şemasının Güncellemesi

İşletmenin ihtiyaçlarının güncellenmesiyle organizasyon şemasının yeni durumla özelleştirilmesidir. Gerekli güncelleştirme önceki durumla karşılaştırılarak yapılır. Güncelleştirme işlemi işletmenin amacına, vizyonuna ve misyonuna bağlı olarak organizasyon şemasının içeriğindeki  iş akışı ve çalışanların koordinasyonlarının yeniden düzenlenmesi için yapılır. Güncelleme sürecinde organizasyon şemasının şirket verimliliğine, çalışan eğitimine ve gelişimine destek olacak ihtiyaçların giderilebilmesi göz önünde bulundurulmalı.

Organizasyon Şeması Çeşitleri

• Hiyerarşik organizasyon şeması:

Dikey organizasyon şeması olarak da bilinen hiyerarşik şema işletmelerde en çok tercih edilen organizasyon şemasıdır. Şemanın en tepesinde bir kişi bulunur ve aşağı doğru alt birimler dallanarak devam eder. Bu şemada, çalışanların  görev ve sorumlulukları açık şekilde belli olduğu için kişilerin yapması gereken işleriyle kimlere raporlama yapacakları net bir şekilde görülebilmektedir işletme için de bu yönden avantaj sağlamaktadır.

• Düz organizasyon şeması:

Departman olmadığı için çalışanlar aynı seviyededir ve yatay olarak dizilim yapıldığı için yatay organizasyon olarak da bilinen düz şema dikey şemaya kıyasla aynı seviyede bulunan kişileri yan yana konumlandırarak daha fazla güç eşitliği ve otonom karar süreci uygulamaktadır. Düz organizasyon şemasını daha çok yeni açılmış işletmeler kullanır. Bu şemanın yatay olmasının avantajı çalışanlar arasındaki bilgi birikiminin yaratıcılığı arttırarak performansın yükseltip şirket verimliliğini artırmasıdır. Dezavantaj olarak ise işletme büyüdükçe bu yapının kafa karıştırıcı bir hal alması ve yapının kontrol altında tutulmasının zorlaşmasıdır.

• Matrix organizasyon şeması:

Diğer organizasyon şemalarına kıyasla daha karmaşık bir yapısı vardır. Hem dikey hem de yatay yapıdadır. Çalışan dikey hiyerarşide kendi yöneticisine bağlı olduğu gibi yatay olarak da hem eşit düzeydeki iş arkadaşları hem de aynı işteki yöneticisinden sorumludur. Hiyerarşik yapıya göre daha esnek bir şemadır. Dezavantajı ise işçinin birden çok yöneticisine yanıt vermeye çabalarken veriminin düşmesi.

• Bölünmüş Organizasyon Şeması:

İşletmelerin organizasyonlarını üretim alanlarına veya ülkelere bölerek şemalaştırılmalarıdır. Bölünerek iş yapan bu organizasyonlar kendilerinde odaklandıklarından dolayı verimlilikleri de fazla olmaktadır. Her bölünmüş departman ve bölüm kendine özel strateji ve özelliklere sahiptir birbirinden bağımsız olarak çalışır ve bu da pazardaki her alana ayrıca yönelmeyi ve müşterinin isteğine daha iyi adapte olmayı sağlar.

Şirketinizde organizasyon şemasını kurum kültürünüz ve yapısına uygun şekilde oluşturmak, yönetmek için profesyonel bir insan kaynakları yazılımına ihtiyacınız olduğunu biliyor muydunuz? Türkiye’de 1 milyon çalışan datasının yönetildiği BilişimHR İnsan Kaynakları Yazılımı ile tüm organizasyon şeması süreçlerinizi kolaylıkla yönetebilirsiniz. BilişimHR’ı ücretsiz bir şekilde denemek için demo talebinde bulunun.