İşletmelerdeki maaş hak edişi veya prim isteyen çalışanın prim miktarı belirlenirken göz önünde bulundurulan önemli unsurlardan birisi performans değerlendirmedir. Performans değerlendirilirken ise çalışanların işe giriş ve çıkış zamanları ve devamsızlık durumları da değerlendirmeye dahil edilir. Ancak bütün çalışanların işe giriş ve çıkışının geleneksel kağıt tabanlı sistemlerde takibinin zor ve güvenli olmayan şekilde gerçekleşeceğinden dolayı örneğin imza atamayan çalışan yerine iş arkadaşı imza atması gibi durumların da takibinin zorluğundan dolayı daha hızlı, doğru ve güvenilir ve net sonuçlar veren otomasyon sistemleri kullanılmaktadır. Sistem, ihtiyaç olması halinde resmî kurumlara beyan edebilmek amacıyla, geriye dönük verilere ulaşabilir ve puantaj sisteminin takibini kolaylıkla yapılabilmesine yardımcı olacaktır.
PDKS NEDİR? ( Personel Devam Kontrol Sistemi)
Personel Devam Kontrol Sistemi parmak izi, kart okuma, yüz tanıma sistemi, otomasyon gibi sistemleri ifade ediyor. İşletmeler için personel yönetimi ve devam kontrolü, verimlilik ve iş sürekliliği açısından büyük önem taşımaktadır. Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS), çalışanların işe geliş-gidiş saatlerini kaydetmek, devamsızlıkları takip etmek, izin sürelerini yönetmek ve personel kayıtlarını düzenlemek için kullanılan bir sistemdir. Geleneksel yöntemlerden farklı olarak PDKS, parmak izi, yüz tanıma veya kartlı geçiş sistemleri gibi teknolojik çözümlerle çalışır. Çalışanların işe devamlılık bilgilerini manuel olarak kaydetmek yerine, otomatik olarak bu bilgileri kaydeden bir sistem kullanıldığında zaman kaybı da minimize ederek işgücü planlamasını kolaylaştırır. Aynı zamanda işletmeler, personelin hangi zaman dilimlerinde daha verimli olduğunu ya da hangi saatlerde performansının düştüğünü tespit edebilir. Buna göre de çalışma saatlerini düzenlemek, rotasyon yapmak veya işgücü ihtiyaçlarını belirlemek gibi kararlar alabilir.
PDKS, günümüzde modern işletmeler başta olmak üzere birçok işletme için vazgeçilmez bir araç haline gelmiştir. Zaman tasarrufu, doğruluk, güvenlik ve verimlilik gibi avantajları sayesinde işletmelerin personel yönetimini daha etkin bir şekilde yapmalarına olanak tanırken aynı zamanda da işletmelerin rekabet gücünü artırır ve personel kaynaklarının verimli bir şekilde kullanmalarına olanak sağlar.
PDKS Avantajları
- Manuel süreçlerle karşılaştırıldığında zaman tasarrufu sağlar.
- Çalışanların işe devamlılık verilerini otomatik olarak kaydettiği için, yöneticilerin zamanını diğer önemli görevlere ayırmasına imkan tanır.
- Yanlışlık ve hata payını minimum seviyeye indirir.
- Çalışan kayıtlarının doğruluğunu artırır.
- Personel izleme ve performans değerlendirme süreçlerini kolaylaştırarak verimliliği artırır.
- İşgücü yönetimini daha etkin hale getirir.
- Yetkisiz erişimlerin önüne geçilir ve işletmenin fiziksel güvenliği artırılır.
- Personel kimlik doğrulamasında yüksek düzeyde güvenlik sağlar.
PDKS Nerede Kullanılır?
- Şirket Ofisleri
- Fabrikalar ve Üretim Tesisleri
- Hastaneler ve Sağlık Kurumları
- Eğitim Kurumları
- Oteller ve Turizm İşletmeleri
- Kamu Kurumları (Devlet daireleri, belediyeler, okullar ve üniversiteler)
- Lojistik ve Dağıtım Şirketleri
PDKS Programı Nasıl Kullanılır?
PDKS programı, işletmelerin personel devam kontrolünü etkili bir şekilde yönetmesine yardımcı olan önemli bir araçtır. Kurulumdan başlayarak, personel tanımlama, cihaz ve bağlantı ayarları, işlem kayıtlarını takip etme ve raporlama gibi aşamaları başarıyla tamamladığınızda, PDKS programını verimli bir şekilde kullanabilir.
- İşletmenin dinamiklerine göre yüz tanıma, parmak izi okutma gibi sistemlerden biri seçilir.
- PDKS programını bilgisayara veya sunucuya kurmak gereklidir.
- Program işletmenin ihtiyaçlarına uygun şekilde yapılandırılır. Çalışma saatleri, izin tipleri, tatil günleri gibi işletmenin özelliklerini program içerisinde tanımlanır.
- PDKS programında personellerin sisteme tanımlaması gerekmektedir. Her personel için ad, soyad, kimlik numarası gibi temel bilgiler kaydedilir. Ayrıca, personelin biyometrik verileri (parmak izi, yüz tanıma) veya kartlı geçiş bilgileri sisteme eklenir.
- PDKS programı genellikle bir cihazla (biyometrik okuyucu, kart okuyucu vb.) entegre olarak çalışır. Bu cihazları programla bağlantılı hale getirmek için gerekli ayarların yapılması gerekmektedir. Cihazın IP adresini, bağlantı protokollerini ve diğer parametreleri doğru şekilde yapılandırarak program cihazla iletişim kurabilecek hale getirilir.
- İşlem kayıtları takip edilir. (PDKS programını kullanılmaya başlandığında personelin cihazı kullanarak giriş-çıkış saatlerini kaydetmesi gerekir. Eğer biyometrik veri kullanılıyorsa, personelin parmak izi veya yüz tanıma işlemi yapması gerekmektedir, kartlı geçiş sistemleri kullanılıyorsa, personel kartını okuyucu sisteme geçirmelidir.)
- PDKS programı, personel devamsızlık verilerini raporlama ve yönetim amacıyla kullanılır. Program genellikle farklı raporlar sunar, böylece personelin çalışma saatlerini, devamsızlıklarını, izinlerini veya geçmişe yönelik performans verileri görülebilir. Bu raporları işletme ihtiyaçlarına göre özelleştirebilir ve personel yönetimi kararlarını destekleyebilir.
