Günümüzde rekabetin küreselleşmesiyle işletmelerin ayakta kalıp varlıklarını sürdürebilmeleri oldukça zorlaşmıştır. Bu bağlamda, işletmelerin rekabet üstünlüğü elde etmesinde stratejik öneme sahip olan satın alma faaliyetleri her zamankinden önemli hale gelmiştir. Bu yazımızda “Bir Satın Alma Süreci Nasıl İşler?” sorusunun cevabı üzerinde duracağız…
Satın Alma Nedir?
Satın alma; mal alımı, hizmet temini ve yapım işlerinde;
- Şirketin, proje hedeflerinin ve amaçlarının detaylı bir şekilde açıklanması
- Rekabette adillik, doğruluk ve şeffaflığın sağlanması
- Ekonomiklik ve paranın en etkili kullanımının sağlanması gibi kıstasların dikkate alınarak ihtiyaç duyulan alım işlevinin zamanında gerçekleştirilmesidir.
Satın Alma Süreci
Satın alma süreci; işletmenin, tedarikçilerden malzeme, parça vb. satın alma talebi ile başlar ve satınalma departmanının ürün ve hizmetlerin teslim alındığının bildirilmesi ile sona erer.
Satın Alma Sürecinin Temel Safhaları
- Proje ihtiyaçlarının tanımlanması
- Satın alma stratejilerinin belirlenmesi
- Teknik özelliklerin belirlenmesi / Şartnamelerin hazırlanması
- İhale dosyalarının hazırlanması
- Satın alma duyurusunun yayınlanması / İsteklilerin daveti
- Yazılı tekliflerin alınması
- Tekliflerin değerlendirilmesi
- Sözleşme yapılacak teklifin seçilmesi ve başarısız olanların bilgilendirilmesi
- Sözleşmenin imzalanması ve uygulamanın yönetilmesi
Satın Alma Süreçlerinin Takibinde Önemli İpuçları
- Sipariş büyüklüğüne bağlı iskonto alma
- Çok küçük miktarlardaki siparişleri atlamama
- Toplam iş hacmine göre iskonto (prim)
- Acil durumlarda kısa süreli teslimat
- Teslimatın günü
- Ürünlerde oluşan değişimlerden iç müşterileri haberdar etme
- Gereken durumlarda teknik destek verme
- Teslimatı gecikecek olan ürünleri haberdar etme
- Ödeme vadesinin belirlenmesi
