Blog

Özlük Dosyası Nedir?

Özlük dosyası, işyerlerinde her çalışan için ayrı ayrı tutulan ve çalışanın işe girişinden işten çıkışına kadar geçen süreçteki tüm yasal, kişisel ve mesleki bilgilerini içeren bir dosyayı ifade eder. Bu dosya, hem işverenin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi hem de çalışanla ilgili bilgileri düzenli bir şekilde saklaması amacıyla tutulur. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesine göre, işveren, her çalışan için bir özlük dosyası oluşturmakla yükümlüdür.

Personel Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

İş hukuku ve ilgili mevzuat uyarınca, özlük dosyasında bulunması gereken belgeler çeşitlilik gösterebilir. Özlük dosyası, bir çalışanın tüm kişisel ve iş yaşamına ilişkin bilgilerin toplandığı belgelerdir. Çalışan özlük dosyasına eklenmesi gereken ana unsurlar şunlardır:

• Kimlik Bilgileri: Çalışanın adı, soyadı, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, adresi, telefon numarası, e-posta adresi gibi temel kişisel bilgiler.
• İşe Giriş Formu: Çalışanın işe başladığına dair bilgilerin yer aldığı form ve ilgili belgeler.
• İmza Sirküleri: Çalışanın yasal olarak imzaladığı belgeler, izinler, disiplin cezaları gibi.
• Eğitim ve Sertifikalar: Çalışanın sahip olduğu eğitim belgeleri, diploması ve sertifikaları.
• Sosyal Güvenlik ve Sigorta Bilgileri: SGK numarası, sigorta başlangıç ve bitiş tarihleri, prim ödeme bilgileri.
• İzin ve Avans Kayıtları: Kullanılan yıllık izinler, hastalık izinleri, ücretli veya ücretsiz izinler ile avans izinler hakkında bilgiler.
• Maaş Bilgileri: Çalışanın maaş bordrosu, ödeme takvimi, ek ödemeler gibi ücret bilgileri.
• Kıdem ve İhbar Tazminatı: Çalışanın kıdemi, işyerinde geçirdiği süreye dair belgeler ve olası tazminatlar.
• Disiplin Cezaları: Çalışanın disiplin cezası aldığı durumlar varsa, bu cezaların belgeleri.
• Sağlık ve Güvenlik Bilgileri: Çalışanın sağlık durumu, işyerinde yapılacak sağlık taramaları, iş güvenliği eğitimi gibi belgeler.
• Performans Değerlendirmeleri: Yıldızlı değerlendirmeler, performans görüşmeleri ve diğer benzeri raporlar.
• İşten Ayrılma Bilgileri: İşten ayrılma nedeni, fesih tarihi, işten ayrılış protokolü, alacak durumu ve benzeri belgeler.

Özlük Dosyasının Tutulma Amaçları

• Hukuki Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi: İşveren, çalışanın yasal haklarını korumak ve iş müfettişlerinin denetimlerine hazırlıklı olmak için özlük dosyasını düzenli olarak tutmalıdır.
• Personel Kayıt Düzeni: Çalışanın ücret, izin, performans ve sağlık durumuna ilişkin bilgilerin düzenli tutulması iş yönetimini kolaylaştırır.
• İşten Çıkış Süreçleri: Kıdem ve ihbar tazminatı, ödenmeyen işçi alacakları ve dava açılması durumunda, özlük dosyasındaki belgeler delil niteliği taşır.

İşverenin Özlük Dosyasıyla İlgili Sorumlulukları

• Gizlilik: Özlük dosyasındaki bilgiler, çalışanın onayı olmaksızın üçüncü kişilerle paylaşılamaz.
• Güncel Tutma Zorunluluğu: Adres ve telefon değişikliğini işverenin kayıt altına alması gerekir.
• Erişim Kısıtlaması: Özlük dosyasına yalnızca yetkili kişiler erişebilir.

Özlük belgesi nereden alınır?

Çalışanın kimlik bilgileri, işe giriş ve çıkış tarihleri, eğitim durumu, maaş bilgileri, izin durumu, disiplin cezaları gibi birçok farklı ve işyerindeki tüm önemli verilerini içeren bir belgedir. Bu belge, işyerindeki yasal gereklilikleri yerine getirmek ve çalışanın haklarını takip edebilmek için önemlidir. 

• İnsan Kaynakları Departmanı :

İşyerinde çalışanların özlük dosyaları genellikle İK departmanında tutulur. Çalışan, özlük belgesini almak için İK departmanına başvurabilir. İK departmanı, çalışanların özlük dosyasını düzenler ve saklar. Bu dosya, yasal olarak saklanması gereken belgelerden biri olduğundan, talep edilen tüm belgeler güvenli bir şekilde arşivlenir.

• İşveren:

Özellikle küçük işletmelerde, özlük dosyası ve ilgili belgeler doğrudan işveren tarafından tutulur. Çalışan, işverenden özlük belgesini talep edebilir. İşveren, çalışanın talep ettiği belgeleri yazılı olarak veya dijital ortamda temin edebilir. 

• İK Yazılımı (Örneğin, BilişimHR):

Çalışanlar, işyerlerinde kullanılan İnsan Kaynakları yazılımı aracılığıyla da özlük belgelerine ulaşabilir. Bu yazılımlar, çalışanın özlük bilgilerini dijital ortamda saklar ve erişim sağlar.

Ayrıca, bazı İK yazılımları, çalışanların ihtiyaç duyduğu belgeleri (örneğin özlük belgesi, izin durumu, maaş bordrosu) dijital ortamda talep etmelerine olanak tanır.

• E-Devlet (Sosyal Güvenlik Bilgileri):

Sosyal güvenlik ile ilgili bazı bilgilere e-Devlet üzerinden ulaşılabilir. Örneğin, çalışanın SGK numarası, sigorta başlangıç ve bitiş tarihleri, prim ödeme bilgileri gibi.

Ancak, özlük belgesi içinde yer alan diğer tüm bilgilerin (eğitim durumu, izin günleri, maaş bilgileri vb.) e-Devlet üzerinden alınması mümkün değildir. Bu nedenle, tüm özlük belgeleri e-Devlet üzerinden temin edilemez.

• Çalışanın Kendi Özlük Dosyası:

Eğer işyerinde çalışanlar, özlük dosyalarına dijital olarak erişebiliyorsa, çalışanlar kendi dosyalarına ulaşmak için online sistemler veya intranet üzerinden giriş yapabilirler.

Çalışanın özlük dosyasına online erişimi varsa, talep edilen belgelere anında ulaşılabilir

Özlük dosyasını kim hazırlar?

Özlük dosyasını hazırlamak ve düzenlemek işyerindeki İnsan Kaynakları (İK) Departmanına veya işverenin kendisine aittir. Bu sorumluluk, şirketin büyüklüğüne, organizasyon yapısına ve işyerindeki İK süreçlerine bağlı olarak farklılık gösterebilir.

• İK Departmanı: İK departmanı, özlük dosyasındaki belgeleri düzenler, günceller ve yasal gerekliliklere uygun şekilde saklar. Bu dosyada yer alan belgelerin gizliliği de İK departmanının sorumluluğundadır. İK departmanı, işe girişten işten ayrılışa kadar tüm süreçlerde çalışan hakkında gerekli tüm bilgileri toplar ve bu bilgileri özlük dosyasında saklar.
• İşveren: Küçük işletmelerde ve özellikle İK departmanı olmayan yerlerde, işveren özlük dosyasını hazırlayabilir ve bu dosyanın yönetilmesinden sorumlu olabilir.
• İK Yazılımı (Dijital Çözümler): Büyük şirketlerde veya dijitalleşmiş işyerlerinde, İK yazılımları (örneğin, BilişimHR) aracılığıyla özlük dosyaları dijital ortamda tutulur. Bu yazılımlar, çalışanın tüm özlük bilgilerini güvenli bir şekilde saklamaya ve güncellemeye yardımcı olur. Yazılım sayesinde, İK departmanı özlük dosyasını daha verimli ve düzenli bir şekilde yönetebilir.
• Çalışanlar: Çalışanlar da özlük dosyasına eklenmesi gereken bazı belgeleri sağlayabilir. Örneğin, eğitim sertifikaları, sağlık raporları, kimlik fotokopileri gibi belgeler çalışan tarafından temin edilip İK departmanına teslim edilebilir. Bu belgeler, özlük dosyasının tamamlanabilmesi için gereklidir. 

İşçi özlük dosyasını isteyebilir mi ?

İşçi, işyerinde özlük dosyasını tam olarak isteyemez, ancak özlük dosyasındaki belirli bilgilere erişme hakkına sahiptir. İş Kanunu'na göre, işçilerin özlük dosyalarını talep etme hakkı doğrudan verilmiş olmasa da, bazı bilgileri inceleme ve düzenlemeye yönelik talepleri olabilir.

İşçi, özlük dosyasındaki kişisel bilgileri ve iş sözleşmesi gibi belgeleri görmek için erişim talebinde bulunabilir. Ancak, bu dosyanın tümünü alma hakkı yoktur. Yani işçi, özlük dosyasının tamamını talep edemez. Çalışan yalnızca, kendisini doğrudan ilgilendiren ve yasal gereklilikler doğrultusunda saklanması gereken bilgileri görme hakkına sahiptir.

İşçilerin, özlük dosyasına erişim hakları genellikle şunlarla sınırlıdır:

• İşe başlama tarihi, çalışma süresi, sigorta bilgileri gibi kişisel bilgiler,
• İzin günleri ve izin kayıtları,
• Maaş bilgileri, ödeme bordroları,
• Disiplin cezaları veya performans değerlendirmeleri gibi çalışanın haklarıyla ilgili belgeler.

İşçi bu bilgilere erişim sağlamak istediğinde, işveren veya İK departmanı tarafından talep edilen bilgilere erişmesi sağlanabilir. Ancak tüm dosya verilmez.

Eğer özlük dosyasındaki bilgilerin eksik veya yanlış olduğunu düşünen bir çalışan, bu bilgilerin düzeltilmesi için başvurabilir. Örneğin, işyerindeki maaş, sigorta bilgileri veya izin hakları gibi bilgilerin yanlış olduğunu fark eden işçi, bunların düzeltilmesi talebinde bulunabilir. Bu durumda işveren, ilgili düzeltmeleri yapmakla yükümlüdür.

İşçi, işten ayrılmadan önce özlük dosyasındaki bilgileri incelemek ve eksik ya da yanlış olanları düzeltmek isteyebilir. Ancak, işten ayrılma sürecinde özlük dosyasını tam olarak alma hakkı yoktur. Yalnızca, çalışanı ilgilendiren belgelerin doğru olduğunu ve eksiksiz olduğunu kontrol etme hakkı vardır.

İşten çıkarken özlük dosyası alınır mı?

İşten ayrılırken özlük dosyasının alınması, yasal olarak doğrudan bir hak olmasa da, çalışanın bazı haklarının korunması için önemli olabilir. Ancak, özlük dosyasının tam anlamıyla "alınması" durumu, çeşitli yasal ve pratik süreçlere bağlıdır.

Çalışan, işten ayrılmadan önce özlük dosyasındaki bilgilerine erişim talep edebilir. İşveren, çalışanın isteği üzerine özlük dosyasındaki belgeleri gösterme yükümlülüğü altındadır, ancak bu dosyayı teslim etme zorunluluğu bulunmamaktadır. Ancak, dosyanın fiziksel veya dijital olarak verilmesi her zaman işverenin inisiyatifindedir. Yasal olarak, çalışan işten ayrıldığında özlük dosyasını alma hakkına sahip değildir. Dosya, sadece işyerinde arşivde saklanmak üzere tutulur.

İşten çıkarken, çalışan genellikle şu belgeleri alır:

• İşten Çıkış Belgesi: Çalışanın işyerinden ayrıldığını belirten bir belge, örneğin işten ayrılma protokolü veya feshin bildirimi.
• Kıdem Tazminatı ve İhbar Tazminatı Hesaplamaları: Çalışanın hak ettiği kıdem tazminatı, ihbar tazminatı gibi hesaplamalarla ilgili belgeler.
• SGK İşten Çıkış Bildirgesi: Çalışanın SGK'ya bildirilen işten ayrılma tarihi ve durumu.
• Son Maaş ve Bordro: Çalışanın son maaşı ve varsa kalan izin günlerinin karşılığı ödemeler.

Bu belgeler işten ayrılma sürecinin bir parçası olarak verilse de, özlük dosyasındaki tüm belgeler genellikle çalışana verilmez. Bu dosya, işyerinde saklanmaya devam eder.

Personel Özlük Dosyası Yönetmeliği

Personel Özlük Dosyası Yönetmeliği diye özel bir yönetmelik olmamakla birlikte, 4857 sayılı İş Kanunu ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) çerçevesinde işverenin personel özlük dosyasını düzenleme ve saklama yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu kanunlar, özlük dosyasının nasıl oluşturulması, hangi bilgilerin saklanması gerektiği ve gizliliğin nasıl korunacağına dair temel esasları belirler.

Personel Özlük Dosyasının Yasal Dayanağı:

Personel özlük dosyasına ilişkin yükümlülükler şu yasal düzenlemelere dayanmaktadır:

• 4857 Sayılı İş Kanunu Madde 75: İşveren, her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek ve bu dosyada işçinin kimliği, çalışma koşulları ve kanunlardan doğan hak ve yükümlülüklerini belirleyen belgeleri saklamak zorundadır.
• 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK): Özlük dosyasında yer alan tüm kişisel veriler, KVKK kapsamında gizlilik ve güvenlik ilkelerine uygun olarak işlenmeli ve saklanmalıdır.

Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır

Personel özlük dosyası, bir çalışanın işe girişinden itibaren, iş ilişkisi süresince ve işten ayrıldıktan sonra bile işverenin elinde bulundurması gereken önemli bir dosyadır. 4857 Sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi uyarınca, işverenin her çalışan için özlük dosyası oluşturma zorunluluğu bulunmaktadır. Bu dosya, hem işçinin haklarını korumak hem de işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi açısından büyük öneme sahiptir.

• Çalışan Bilgilerini Toplayın: Kimlik, ikametgah, diploma, sağlık raporu gibi belgeleri temin edin.
• İş Sözleşmesini İmzalatın: Çalışan ile belirli veya belirsiz süreli iş sözleşmesini imzalayın.
• SGK İşe Giriş Bildirgesi Düzenleyin: Çalışan için SGK işe giriş bildirgesini hazırlayıp onaylatın.
• Aile Durum Bildirimini Alın: Asgari geçim indirimi (AGİ) için çalışan beyanını toplayın.
• İş Sağlığı ve Güvenliği Belgelerini Hazırlayın: İşe uygunluk raporu ve İSG eğitim belgelerini alın.
• KVKK Onay Formunu İmzalatın: Kişisel verilerin korunması için çalışandan rıza alın.
• Banka Bilgilerini Talep Edin: Ücret ödemeleri için çalışanın banka hesap bilgilerini alın.
• Fotoğraf ve Sabıka Kaydını İsteyin: Dosya için vesikalık fotoğraf ve sabıka kaydı alın.
• Dosyayı Düzenli Klasörleyin: Belgeleri fiziksel veya dijital ortamda sınıflandırın.
• Belgeleri Düzenli Güncelleyin: Çalışanla ilgili izin, performans ve bordro kayıtlarını ekleyin.
• İşten Çıkış Belgelerini Ekleyin: Çıkış bildirgesi, ibraname ve son bordroyu dosyaya ekleyin.
• Veri Gizliliği ve Güvenliğini Sağlayın: Belgeleri gizli tutun ve yalnızca yetkili kişilere erişim verin.

Özlük Dosyası Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Belgelerin Eksiksiz Olması: Eksik belge iş müfettişi denetiminde ceza doğurur.
• Gizlilik ve Güvenlik: Belgelerin dijital ortamda saklanması durumunda, veri şifreleme ve erişim yetkilendirmesi yapılmalıdır.
• Düzenli Güncelleme: Çalışanın adres, telefon numarası, banka hesabı gibi bilgileri değiştiğinde özlük dosyası güncellenmelidir.
• Denetim İçin Hazır Olma: Özellikle müfettiş denetimlerinde dosyanın eksiksiz ve düzenli olması gerekir.

Özlük Dosyasının Düzenlenmesi ve Saklanması

Personel özlük dosyasının düzenlenmesi, yasal bir zorunluluktur. 4857 Sayılı İş Kanunu Madde 75'e göre işverenin her çalışan için özlük dosyası oluşturması gerekmektedir. Bu dosyanın nasıl tutulması gerektiğiyle ilgili esaslar şunlardır:

• Belgelerin Doğruluğu ve Güncelliği: İşveren, özlük dosyasındaki belgelerin eksiksiz, güncel ve doğru olmasını sağlamalıdır. Örneğin, çalışanın adresi, banka hesap bilgileri gibi bilgiler güncel olmalıdır.
• Gizlilik İlkesi (KVKK'ya Uygunluk): Özlük dosyasındaki tüm veriler, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında işlenmeli ve saklanmalıdır. Bu kapsamda:
• Çalışanın izni olmadan veriler üçüncü kişilerle paylaşılamaz.
• Dosyanın dijital olarak saklanması durumunda, veri güvenliği için gerekli teknik önlemler alınmalıdır.
• Dosyada yer alan belgeler, yalnızca yetkili personel tarafından erişilebilir olmalıdır (örneğin İK departmanı ve denetçiler).
• Saklama Süresi: Personel özlük dosyaları, çalışanın işten çıkış tarihinden itibaren en az 10 yıl saklanmalıdır. Bu süre, olası iş davalarında delil niteliği taşıyan belgelerin korunmasını sağlar.
• Denetim ve İdari Para Cezası: İş müfettişleri, işyerindeki özlük dosyalarını denetleyebilir. Özlük dosyasının eksik tutulması veya gizlilik kurallarına aykırı davranılması durumunda, işverene idari para cezası kesilebilir.

Özlük Dosyasındaki Bilgilerin Gizliliği ve KVKK' ya Uyum

Özlük dosyası, çalışana ait kişisel verileri içerdiği için 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamına girer. Bu nedenle işverenin, personelin verilerini koruması ve üçüncü kişilerle paylaşmaması gerekmektedir. İşveren, çalışanlarından bu verileri toplarken, KVKK' ya uygun olarak aydınlatma metni ve açık rıza beyanı almalıdır.

İşverenin KVKK Kapsamındaki Sorumlulukları

• Açık rıza alma: Çalışandan verilerinin işlenmesine dair onay alınmalıdır.
• Veri güvenliği sağlama: Dijital veya fiziksel özlük dosyaları güvenli bir ortamda tutulmalıdır.
• Yetkisiz erişimin engellenmesi: Özlük dosyasına yalnızca yetkili kişiler erişebilmelidir.
• Veri silme ve yok etme: Gereksiz veriler, yasal süresi dolan belgeler imha edilmelidir.

Personel Özlük Dosyasının Denetimi

Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı müfettişleri, işyerine denetime geldiğinde personel özlük dosyalarını kontrol edebilir. Denetim sırasında aşağıdaki belgelerin bulunması beklenir:

• İş sözleşmeleri
• SGK giriş bildirgesi
• Sağlık raporları
• Eğitim belgeleri (İSG sertifikaları)
• Disiplin cezaları ve uyarılar
• İzin formları

Bu belgeler, işverenin işçiyi doğru şekilde bilgilendirdiğini ve işçi-işveren ilişkisini yasal çerçevede yürüttüğünü gösteren önemli belgelerdir. Özlük dosyasında eksik belge bulunması veya veri gizliliği kurallarına uyulmaması halinde işverene idari para cezası kesilebilir.

Meb Özlük dosyasında bulunması gerekenler

MEB'e bağlı okullarda çalışan öğretmen, memur ve diğer personeller için özlük dosyasında bulunması gereken belgeler, hem 4857 Sayılı İş Kanunu hem de MEB Yönetmelikleri çerçevesinde belirlenmiştir. Bu dosya, kamu çalışanlarının tüm özlük işlemlerinin kayıt altına alınması için kullanılır.

MEB'e bağlı öğretmen, memur ve diğer personelin özlük dosyasında bu belgelerin eksiksiz bulunması zorunludur. Özellikle atama, görev değişikliği, izin kayıtları, disiplin cezaları ve eğitim belgeleri düzenli olarak güncellenmelidir. Özlük dosyasındaki bu belgeler, denetimlerde, personelin tayin ve emeklilik işlemlerinde kritik rol oynar.

MEB Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

• Kimlik ve Kişisel Bilgiler: Nüfus cüzdanı fotokopisi, ikametgah belgesi, vesikalık fotoğraf, sabıka kaydı ve aile durum bildirim formu.
• Eğitim ve Mesleki Yeterlilik Belgeleri: Diploma veya mezuniyet belgesi, formasyon belgesi, yabancı dil belgeleri ve sertifika-kurs belgeleri.
• İşe Giriş ve Atama Belgeleri: Atama kararnamesi, işe başlama tutanağı, göreve başlama dilekçesi ve görev yeri değişikliği belgeleri.
• SGK ve Sosyal Güvenlik Belgeleri: SGK işe giriş bildirgesi, hizmet dökümü ve SGK prim bildirimleri.
• Çalışma Süresince Oluşan Belgeler: Maaş bordroları, izin belgeleri, disiplin cezası belgeleri, ödül-takdir belgeleri, görevlendirme yazıları ve sağlık raporları.
• Eğitim ve Gelişim Belgeleri: Hizmet içi eğitim katılım belgeleri ve seminer-konferans katılım belgeleri.
• İşten Çıkış ve Emeklilik Belgeleri: İstifa veya emeklilik dilekçesi, işten çıkış bildirgesi, ibraname ve hizmet belgesi.
• Diğer Belgeler: KVKK aydınlatma metni ve açık rıza formu, banka hesap bilgileri formu ve MEB iç yönerge ve talimatlarına uygun ek belgeler.

Personel dosyası örneği

• Personel No: Her personelin benzersiz numarası (ID) olmalıdır.
• Adı Soyadı: Tam ad ve soyad yazılır.
• TC Kimlik No: 11 haneli Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası.
• Doğum Tarihi: Gün/Ay/Yıl formatında yazılır (örnek: 01.01.1990).
• Adres, Telefon, E-posta: Güncel iletişim bilgileri eklenir.
• Eğitim Durumu: Personelin en yüksek eğitim düzeyi yazılır (örneğin, Lisans, Yüksek Lisans vb.).
• Departman ve Görev: Personelin hangi bölümde çalıştığı ve pozisyonu belirtilir.
• İşe Giriş Tarihi ve İşten Çıkış Tarihi: İşe giriş ve çıkış tarihleri kayıt altına alınır.
• Maaş Bilgileri: Brüt ve net maaş bilgileri belirtilir.
• İzin Hakedişi: Yıllık izin hakkı hesaplanır (örneğin, 14 gün).
• Banka IBAN: Maaş ödemeleri için personelin IBAN bilgisi eklenir.
• KVKK Rıza Formu: Kişisel verilerin korunması çerçevesinde personelin imzası alınmalıdır.

Personel Özlük Dosyası Örneği Excel