İnsan kaynakları yazılımları, hem işletmelerin idari süreçlerini yönetir hem de şirket çalışanlarının verimliliğini, etkinliğini, performansını, işletmeye olan katkısını artırır. İK yazılımları ile işe alım, özlük yönetimi, izin takibi, bordro yönetimi gibi tüm özellikler tek bir uygulamadan yönetilebilir. İnsan kaynakları yazılımları insan faktörünün işletme hedefleri doğrultusunda verimliliğini ve etkinliğini artırmak amacı ile en iyi şekilde yönetilmesi, geliştirilmesi ve motive edilmesi için geliştirilmektedir.

İnsan kaynakları yazılımı, bir kurumda çalışan personellerin eğitim, ücret, yetenek, tecrübe, kıdem ve performanslarını içerir. Dolayısıyla insan kaynakları yazılımı personelinizi daha iyi tanımanızı sağlar, bilgi ve becerilerine göre şirketiniz içerisindeki farklı işlerde onlardan yararlanabilme imkanı sunar. İnsan kaynakları yazılımları ile birçok iş başvurusu arasından doğru ve istenen adayı bulmak için dosyalar içerisinde hızlı arama yaparak özelliklere uygun adaylara kolayca ulaşabilirsiniz. Yani, insan kaynakları yazılımlarının şirketler için aynı zamanda birer “bilgi bankası” fonksiyonunda olduğunu söylemek mümkündür.

İşletmelerin İK Yazılımı Kullanma Amaçları

İK yazılımları çalışanların verimliliğini artırması, verimlilik bilincini yükseltmesi, işçi- işveren ilişkilerini geliştirmesi ve üretim, yönetim ve personel maliyetlerini düşürmesi gibi özelliklerden dolayı işletmeler tarafından kullanılmaktadır. Bunlara ek olarak insan kaynakları yazılımları; işletmenin karar verme ve sorun çözme yeteneğini artırır, işletme içindeki iletişimi geliştirir.

İnsan kaynakları yazılımları aynı zamanda çalışanların kendine güven ve başarma duygusunu geliştirmesi, iletişim yeteneğini ve önderlik bilgisini artırması, iş tatminini yükseltmesi ve yeni sorumluluklar alma isteğini artırması gibi katkılarından ötürü işletmeler için olmazsa olmazdır.

İşletmelerin özelleştirilebilir insan kaynakları yönetimi yazılımlarının tercih etmelerinin başında;

• İşletmeye göre özelleştirilebilir esnek yapı,
• Yaygın olarak kullanılan kurumsal iş yazılımlarının tamamıyla entegrasyon yeteneği,
• Tüm iş süreçleri ayrıntısıyla incelemeye imkân sağlayan kullanıcı dostu ekranlar,
• Yeni yasal mevzuatlara hızlı uyum sağlayabilmeleri,
• Web tabanlı olmaları ve farklı teknolojilerle uyumluluk gibi daha birçok etken yer almaktadır.

İnsan kaynakları yönetimi yazılımları, dijitalleşmenin artarak devam ettiği bu dönemlerde işletmelerin geleceğini de şekillendirme noktasında kilit bir noktadır. İnsan kaynakları yazılımlarının kilit önem taşıdığı hususlar şu şekilde sıralanabilir;

• İş süreçlerinin optimizasyonu ve iş verimliliği
• Çalışan deneyimi oluşturma
• Çalışan performansının takip edilmesi ve değerlendirilmesi
• İnsan kaynakları analizleri ve iş gücü planlaması
• En düşük brütün bulunarak kanuni yükümlülüklerin minimumda tutulması
• Çalışan sadakatinin artırılması, kurumsal imaj iyileşmesi sayesinde yetkin personelin daha düşük maliyetle istihdam edilmesi
• Eğitim, işe alım, işten çıkartma süreçlerinin takibi veriminin ölçülmesi,  süre ve başarısının takibi
• Kanuni muafiyetlerden (Arge, vergi, SGK teşvikleri ) doğru şekilde faydalanma
• Çalışan memnuniyeti
• Süreçlerin hızlanması gereksiz e-posta, telefon vb. gizli maliyetlerden kurtulma
• Muhasebe, raporlama, banka süreçlerinin hızlanması
• Bütünleşik çalışma sebebiyle gereksiz iş gücü kullanımının ortadan kalkması
• Kurum içi etkin iletişimin tesisi
• Onay- takip süreçlerinin hızlanması
• Usulsüz / güven sarsıcı/ iş akdi feshine sebep davranışların bulunması, kullanıcılarla ilişkilendirilmesi.