Blog

İnsan Kaynakları Yazılımı İle Özlük ve İzin Yönetimi Nasıl Yapılır

Günümüz işletmelerinde insan kaynakları süreçlerinin dijitalleşmesi hem verimlilik hem de hukuki uyumluluk açısından büyük önem taşıyor. Özlük yönetimi ve izin yönetimi, şirketlerin çalışan verilerini düzenli tutması ve yasal gerekliliklere uygun hareket etmesi için kritik iki alan olarak öne çıkıyor. 

Peki, insan kaynakları yazılımı kullanarak bu süreçleri nasıl daha verimli hale getirebiliriz?

Gelişmiş İK yazılımları, işletmelerin çalışan verilerini güvenli bir şekilde yönetmesini, izin süreçlerini otomatik hale getirmesini ve iş süreçlerinde zaman tasarrufu sağlamasını mümkün kılar. Türkiye’de en iyi İK yazılımı olarak kabul edilen BilişimHR, güçlü özelleştirme seçenekleri ve kullanıcı dostu arayüzüyle özlük ve izin yönetimini çok daha kolay hale getirir.

Özlük Yönetimi:

Özlük yönetimi, çalışanların kişisel, yasal ve iş bilgilerini içeren geniş bir veri tabanıdır. Geleneksel yöntemlerle bu verilerin kağıt ortamında saklanması veri kaybı, güncellik problemleri ve zaman yönetimi zorluklarına yol açabilir. İnsan Kaynakları yazılımı kullanılarak yapılan özlük yönetimi, hem verilerin güvenliğini sağlar hem de süreçleri hızlandırır.

İK Yazılımı ile Özlük Yönetiminde Neler Yapılabilir?

• Çalışan Bilgi Takibi ve Merkezi Veri Saklama:

Çalışanların kimlik bilgileri, iletişim detayları, SGK numarası, banka hesap bilgileri tek bir ekranda görüntülenebilir. İşe giriş-çıkış tarihleri, pozisyon değişiklikleri, departman geçmişi kayıt altına alınarak iş süreçleri analiz edilebilir.

• Belgelerin Dijital Arşivlenmesi: 

Çalışanlara ait iş sözleşmeleri, SGK bildirgeleri, eğitim sertifikaları, performans değerlendirme raporları sistemde saklanır. İhtiyaç duyulduğunda tek tıkla ilgili belgeye erişim sağlanabilir.

• Otomatik Maaş ve Prim Takibi:

Çalışan maaşları, yan haklar, ikramiyeler, sigorta primleri ve ek ödemeler yazılım üzerinden yönetilebilir. Geçmişe dönük maaş değişiklikleri kayıt altında tutulur.

• Eğitim ve Performans Yönetimi:

Çalışanların eğitim süreçleri, katıldıkları seminerler ve sertifikalar kaydedilir. Performans değerlendirmeleri, geri bildirimler ve terfi süreçleri takip edilir.

• İşten Çıkış Süreçleri ve Kıdem Tazminatı Hesaplamaları:

Çalışan işten ayrıldığında, yazılım ihbar ve kıdem tazminatı hesaplamalarını otomatik yapar. Çıkış mülakatları ve gerekçeleri sistemde kayıt altına alınır.

İzin Yönetimi:

İzin yönetimi, çalışanların yıllık izin, mazeret izni, doğum izni, hastalık izni gibi tüm izin süreçlerinin düzenlenmesini kapsar. İK yazılımı kullanılmadığında izin takipleri manuel yapıldığında hatalar ve izin çakışmaları yaşanabilir.

İK Yazılımı ile İzin Yönetiminde Neler Yapılabilir?

• Otomatik İzin Hesaplama ve Tanımlamalar:

Çalışanların yıllık izin hakları, mazeret izinleri, doğum izni, ücretsiz izin ve diğer izin türleri sistemde tanımlanır. Yıllık izinler, çalışanların kıdem yılına göre otomatik hesaplanır.

• İzin Taleplerinin Dijital Yönetimi:

Çalışanlar izin taleplerini sistem üzerinden yapabilir. Yöneticiler onay/red işlemlerini e-posta veya mobil uygulama üzerinden gerçekleştirebilir.

• İzin Çakışmalarını Engelleme:

Aynı departmanda fazla kişinin aynı anda izin almasını önleyen otomatik kurallar oluşturulabilir. İzin takvimleri sayesinde departman yöneticileri planlama yapabilir.

• Kalan İzin Günlerinin Takibi:

Çalışanların yıllık izin hakları ve kalan izinleri sistemde otomatik hesaplanır.

Geçmiş yıllardan devreden izinler sistemde kayıt altına alınır.

• Avans İzin Yönetimi:

Çalışanlara henüz hak etmedikleri izinleri kullanma imkanı verilebilir. Çalışan işten ayrılırsa, kullanılan avans izinler sistem tarafından tazminat veya kesinti olarak hesaplanır.

• Resmi Tatil ve Mesai Günleri ile Entegrasyon:

Yazılım, resmi tatil günlerini otomatik olarak hesaplar ve çalışan izinlerine entegre eder. Hafta sonu ve bayram izinleri, çalışma süreleri ile otomatik uyumlu hale getirilir.

İnsan Kaynakları Yazılımı Nedir?

İnsan Kaynakları Yazılımı (HR Software), işletmelerin çalışan yönetimi, özlük bilgileri, bordro, izin yönetimi, performans değerlendirme ve işe alım gibi tüm İK süreçlerini dijital olarak yönetmesini sağlayan bir yazılım sistemidir.

İK yazılımları, manuel süreçleri otomatikleştirerek hata oranlarını düşürür, zaman tasarrufu sağlar ve verimliliği artırır. Özellikle büyük ölçekli işletmelerde binlerce çalışanın takibini yapmak ve yasal süreçlere uyum sağlamak için İK yazılımları kritik bir rol oynar.

İnsan Kaynakları Yazılımı Ne İşe Yarar?

İK yazılımı, şirketlerin insan kaynakları süreçlerini tek bir platformda yönetmesini sağlar. Şirket büyüklüğüne ve ihtiyacına göre farklı modüller içerebilir. 

Bazı temel işlevleri tanımlayacak olursak;

• Özlük Yönetimi: Çalışanların tüm bilgilerini merkezi bir veri tabanında saklar.
• Bordro ve Ücret Yönetimi: Maaş hesaplamaları, primler, vergi ve sigorta kesintileri gibi finansal süreçleri otomatik hale getirir.
• İzin ve Devamlılık Takibi: Yıllık izin, hastalık izni, avans izin gibi tüm izin türlerini takip eder. Giriş-çıkış saatleri ve puantaj verileri ile entegre çalışabilir.
• Performans Değerlendirme: Çalışanların performans raporlarını, hedeflerini ve değerlendirme sonuçlarını kaydeder.
• İşe Alım ve Aday Takibi: İş ilanları, aday başvuruları ve mülakat süreçlerini dijital ortamda yönetir.
• Eğitim ve Gelişim Yönetimi: Çalışanların katıldığı eğitimler, sertifikalar ve yetkinlik geliştirme süreçlerini takip eder.
• Yasal Uyumluluk: İş Kanunu ve SGK mevzuatlarına uyumluluğu sağlar, yasal raporlamaları hazırlar.

İnsan Kaynakları Yazılımının Avantajları

• Manuel iş yükünü azaltır ve zaman tasarrufu sağlar.
• Hata oranlarını düşürerek yasal uyumluluğu artırır.
• Verilere anlık erişim ve detaylı raporlama imkanı sunar.
• Çalışan deneyimini iyileştirir, self-servis portalı ile çalışanlara yetki verir.
• Uzaktan erişim ve mobil kullanım ile esneklik sunar.
• İş süreçlerini standart hale getirerek verimliliği artırır.
• Departmanlar arası iletişimi güçlendirir ve iş akışlarını hızlandırır.
• Güvenli veri saklama ve yetkilendirme sayesinde gizliliği korur.
• Bordro süreçlerini otomatikleştirerek maaş hesaplamalarını hatasız hale getirir.
• Çalışan bağlılığını artıran geri bildirim ve performans yönetimi araçları sunar.

Başarılı Bir İnsan Kaynakları Yönetimi Nasıl Olmalıdır?

Başarılı bir insan kaynakları yönetimi, çalışanların mutluluğunu, verimliliğini ve bağlılığını artıran stratejik bir yaklaşıma dayanmalıdır. İK departmanı sadece işe alım ve bordro işlemlerini yöneten bir birim değil, şirketin büyümesine katkı sağlayan, insan odaklı bir yapı olarak konumlanmalıdır.

İşte başarılı bir insan kaynakları yönetimi için temel prensipler:

1. Doğru Yeteneği İşe Almak ve Etkili Aday Seçimi Yapmak:

İşe alım süreci, şirketin geleceğini belirler. Nitelikli adayları cezbetmek, etkili mülakat süreçleri ve doğru seçim kriterleri ile işe alım yapmak kritik öneme sahiptir.

• Yetkinlik bazlı mülakat teknikleri kullanılmalıdır.
• İşe alım yazılımları (ATS) ve dijital testler süreçleri hızlandırmalıdır.
• Pozisyona uygun kültürel uyum göz önünde bulundurulmalıdır.

1. Güçlü ve Şeffaf Bir Özlük Yönetimi Oluşturmak

Çalışanların tüm bilgileri düzenli ve güvenli bir şekilde saklanmalıdır. Özlük dosyaları, çalışma belgeleri, sigorta bilgileri, maaş ve performans kayıtları eksiksiz takip edilmelidir.

• Dijital personel kartları ve merkezi özlük yönetimi kullanılmalıdır.
• Yasal uyumluluk ve veri güvenliği sağlanmalıdır.

1. Çalışan Deneyimi ve Bağlılığını Güçlendirmek

Mutlu çalışan, verimli şirkettir. İK’ nın en önemli görevi, çalışanları motive ederek bağlılıklarını artırmaktır.

• Düzenli çalışan memnuniyeti anketleri yapılmalıdır.
• Çalışanlara kariyer gelişim fırsatları sunulmalıdır.
• Şeffaf iletişim ve geri bildirim kültürü oluşturulmalıdır.

1. Etkin Bir Performans Değerlendirme Sistemi Kurmak

Çalışanların performansını ölçmek, geri bildirim vermek ve gelişim planları oluşturmak önemlidir.

• OKR ve KPI bazlı performans yönetimi uygulanmalıdır.
• 360 derece değerlendirme ve hedef bazlı takip sağlanmalıdır.
• Çalışanlara düzenli geri bildirim verilmelidir.

1. Etkin İzin ve Devam Takibi Sağlamak

Çalışanların yıllık izin, hastalık izni, fazla mesai ve vardiya planlaması doğru bir şekilde takip edilmelidir.

• Avans izin, fazla mesai ve esnek çalışma modelleri için esnek çözümler sunulmalıdır.
• PDKS sistemleriyle entegre izin takip süreçleri uygulanmalıdır.

1. Eğitim ve Gelişim Programları Uygulamak

Çalışanların becerilerini geliştirmek, şirketin başarısı için kritik öneme sahiptir.

• Online ve sınıf içi eğitim programları oluşturulmalıdır.
• Eğitim modülleri ve sertifikalar takip edilmelidir.
• Mentorluk ve koçluk programları sunulmalıdır.

1. Bordro ve Ücret Yönetimini Hatasız Yürütmek

Doğru ve zamanında maaş ödemesi, çalışan memnuniyetini doğrudan etkiler.

• Otomatik bordro hesaplama ve SGK uyumluluğu sağlanmalıdır.
• Vergi, sigorta ve ek ödeme hesaplamaları hatasız yapılmalıdır.
• Bordro süreçleri çalışanlara self-servis olarak sunulmalıdır.

1. Çalışan İletişimini ve İşveren Markasını Güçlendirmek

Çalışanlar ile açık, şeffaf ve güçlü bir iletişim kurmak önemlidir.

• İç iletişim platformları ve mobil uygulamalar kullanılmalıdır.
• Çalışan başarı hikayeleri paylaşılmalıdır.
• Sosyal sorumluluk projeleri ve motivasyon etkinlikleri düzenlenmelidir.

İnsan Kaynakları yazılımları, bu süreçleri kolaylaştırarak hem yöneticilere hem de çalışanlara büyük avantajlar sağlar. Türkiye’de en iyi İK yazılımı olan BilişimHR, tüm insan kaynakları süreçlerini dijitalleştirerek başarıyı artırır. Başarılı bir İnsan Kaynakları Yönetimi için teknolojiye yatırım yapmak, süreçleri dijitalleştirmek ve çalışanları merkeze koyan bir yaklaşım benimsemek şarttır.