İşletmelerin de diğer alanlarda olduğu gibi teknolojiyle paralel olarak ilerlediği bu çağda işletmelerin gelişmişliğini teknolojiyi ve yapay zekayı kullanıma yer verdiği ölçüde rakiplerine kıyasla üst sırada yer alma imkânı yakalayabilmektedir.
Teknolojinin ve yapay zekanın iş hayatımıza dahil olduğu günden beridir toplantılar, duyurular, belgeler, kayıtlar ve benzeri işletme içindeki ya da dışındaki çoğu işimizi internet ortamından yapmaktayız. Bu işlerden bazıları insan kaynakları departmanındaki işlerden başlayarak işletme maliyetlerini doğrudan etkileyen muhasebe bölümü özellikle maaş yönetiminde yani bordroda hesaplama ve önemli bilgilerin içinde doğacak bilgi karmaşasının önlemesinde yapay zekayı kullanmak işletme için önemli bir karar olacaktır.
Bordro ve bordro programını açıklamaya başlayalım.
Bordro; işverenin işyerinde istihdam ettiği işçilerinin her ay yaptığı işler karşılığında ödediği ücreti ve kesintiler, vergiler gibi diğer gerekli olan bilgileri ayrıntısıyla gösteren belgedir.
Maaş bordrosu işçiye işveren tarafından yapılan ödemelerin gerçekleştiğinin resmi şekilde bir kanıtıdır. Çünkü maaş bordrosu ilgili kanunlara göre hazırlanır bu uyulması gereken kanunlarda Vergi Usul Kanunu, İş Kanunu, Sosyal Sigortalar Kanunu ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu baz alınır. Maaş bordrosu ayrıntılı bir belge olduğundan dolayı olası durumlarda da delil niteliğindedir.
Kanuna göre bordro belgelerinde bir tane bile eksik olduğunda bordro geçersiz sayılır ve işveren aylık asgari ücret tutarının yarısı kadar ceza öder. İşçi talep ederse bordro belgesinin kopyasını alabilir.
Bir bordroda yer alabilecek bilgiler arasında;
Bu temel bilgiler, çalışanların maaşlarının sonuçlarına yardımcı olur ve işverenlerin yasal kurallara uygun olarak ödeme yapmalarını sağlar.
İşverenler bordro belgelerini manuel olarak hazırlarken ve bu ayrıntılı belgeleri saklarken zorluk çektiği anlaşılmaktadır. Bu önemli belgeleri de bir program altında toplayıp bordro sürecini ve belgelerin korunmasını kolaylaştırmıştır. Peki bu bordro programın ne olduğunu ve faydalarını inceleyelim.
Bordro programı, işverenin istihdam ettiği işçiye ödeme yapmak ve diğer işlemleri otomatikleştirerek hata yapma ihtimalini sıfıra indirmek için kullanıldığı bir yazılım programıdır. Bordro programı, çalışanların maaş çeklerini hesaplama ve işleme sürecini otomatikleştirmek için tasarlanmış bir yazılım uygulamasıdır. Bu program, istihdam maaşları, vergi kesintileri, sigorta primleri, ödenekleri ve diğer masrafları hesaplar. Bordro programı, küçük girişimlerden büyük şirketlere kadar her büyüklükteki işletme tarafından bordro süreçlerini kolaylaştırmak ve çalışanlara ödeme yapmada doğruluk ve işin basitliğini sağlamak için kullanılabilir.
Bordro programı uygulanmasının temel amacı; Bordro hazırlama sürecinin hızlı, basit, hatasız ve güvenilir bir şekilde tamamlanmasını sağlamaktır.
Bu saydığımız maddeler ve benzerleri bordro programı sayesinde kolay ve güvenli bir şekilde gerçekleştirilecek işlemler arasında yer almaktadır ve çalışanlar açısından da çeşitli yararları bulunmaktadır.
İşletmelerde çalışanlar işlerini manuel olarak yaptıklarında hem zamanlarını hem de iş gücündeki hızlarını belirli bir noktaya kadar kullanabilmektedir aksi takdirde iş verimliliği olumsuz etkilenmektedir. Teknolojinin günlük hayatımızda olduğu gibi iş hayatımızda da kolaylıklarından söz etmek mümkündür. İş yaşamında diğer departmanlar da olduğu gibi insan kaynakları ve muhasebe departmanı da faydalanmaktadır. Özellikle işletmenin çoğunluk bilgisinin ve işletme çalışanlarının tümünün bilgilerinin ayrıntılı şekilde bulunduğu insan kaynakları departmanında bu bilgilerin muhafaza edilmesinde ve muhasebe departmanında ise ücret yönetiminde bordro programları çalışanların elini hafifletmiştir. Çalışanların zamanını ve iş gücüne olan verimliliğini de artırmıştır bu durumda da işletme verimliliği ve işletme içinde bilgilerin daha güvende olduğu gerçeğini gösterir.
