İşletmelerin dijital hafızası olarak kullanılmaya başlanan İK Yazılımı, üretici ve tüketici kavramlarının yeniden tanımlandığı, iş dünyasının baştan yaratıldığı ve ayakta kalabilmenin rekabet anlamına geldiği dijital çağda gelişmekte olan teknolojiyi takip etmenin ve finansal yapıyı güçlendirmenin yanı sıra insan kaynağına da yatırım yapmak gerekiyor. İşletmelerinizin en değerli kaynağı olan insana yatırım yapmanın en iyi yolu ise insan kaynakları yazılımı kullanmak. Peki insan kaynakları yönetiminde dijitalleşme nedir? Kısaca ifade etmek gerekirse İnsan Kaynakları departmanı tarafından yürütülen işlerin çoğunlukla dijital ortamda kontrol ve yönetiminin sağlanmasıdır.
İK Yönetimini birkaç satırda özetlemek pek kolay değildir. Kısaca şirketler içindeki ana faaliyetleri şu şekildedir: işe alım, kariyer yönetimi ve sürekli eğitim, bordro ve özlük (ücretler ve yan haklar), performans yönetimi, insan kaynakları analitiği ve raporlama, izin, masraf yönetimi, anket, fazla mesai, zaman yönetimi, onboarding gibi sıralanabilir. Tek bir cümle ile özetleyecek olursak: İnsanın varlığını gösterdiği her oluşumda İnsan Kaynakları Yönetimine ihtiyaç vardır. Daha detaylı İK Yönetimi için https://onerbilisim.com/insan-kaynaklari-yonetimi-hrm-nedir/ yazımızı okuyabilirsiniz.
İzin yönetimi, özlük yönetimi, bordrolama ve maaş/avans yönetimi gibi faaliyetlerinden oluşan personel yönetimi, İK Yönetiminde en temel süreci oluşturur. İnsan Kaynakları biriminin gerçekleştirdiği tüm faaliyetlerin yeterli verimliliğe sahip olmaması başarısızlığı arttırır. İşte bu noktada İK yazılımları devreye giriyor. Modern İK çözümleri, temel insan kaynakları işlemlerini otomatikleştirerek işletmelerin daha hızlı büyümesini sağlıyor.
Yukarıda bahsettiğimiz temel İK modüllerine ek olarak, işe alma ve yerleştirme, performans, eğitim ve kariyer yönetimi gibi modülleri bulunan İK programları sayesinde 90 ve 360 derece performans değerlendirme, puantaj hesaplamaları hatta izin yönetimi gibi işlerin otomatik bir şekilde yapılmasını mümkün kılıyor. Manuel evrak işlerinin dijital ortamda hızlı ve kolaylıkla yapmasını sağlayan yazılımlar sayesinde eğitim, motivasyon ve yetenek yönetimi gibi konulara zaman ayırabiliyor.
Uzaktan çalışma uygulamalarının her geçen gün daha popüler hale gelmesiyle, birimler ve kişiler arası iletişim çok daha önemli hale geldi. Bu sebeple, hem yurtdışında hem de Türkiye’de, işletmelerin tüm personellerinin birbiri ile iletişimde olabileceği ortamlar sağlaması son derece gerekli olmaya başladı. Whatsapp, sms, instagram, facebook, vb. gibi kişisel uygulamalar üzerinden iletişim kurulması tercih edilmemelidir. İşletmelerin, bilgilerini güvenli şekilde koruyabileceği, şirket içi iletişim araçları tercih edilmelidir.
Ofis ortamının belki de bazı firmalar için hiç olmadığı durumlarda, CV’lerin manuel yönetilmesi, iş görüşmelerinin kağıttan formlar üzerinden yapılması mümkün olmayacaktır. Tabi ki işe alım sonrasında da işe başlama süreçleri ve yetenek yönetimi de dijital ortamda yapılmalıdır. Bu sebeple kurulacak bir sistem ile hem işe alım süreçleri hem de işe alım sonrası özlük, eğitim, vb. süreçler kolaylıkla yönetilmelidir.
Personeller artık firmalar için iç müşteri olarak görülmelidir ve nasıl ki dış müşterilerimizin deneyimlerini geliştirmek için çabalıyorsak, iç müşterilerimiz için de aynı düşüncede olmalıyız. Bu nedenledir ki, personellerimiz dijital çalışma ortamı söz konusu olduğunda, firmaların müşterilerine sunduğu gibi kendilerine de benzer bir kullanıcı deneyimi sunmasını beklerler.
Bu çözüm hemen hemen çalışan deneyimini geliştirme ile oldukça yakındır. İK özelinde ise sunulan İK self servis uygulamalarına odaklanmak önemlidir. Çalışanlar kendi birimleri ile ilgili işlerini nasıl ve ne şekilde yönetebileceklerini seçebilmeyi severler. Ayrıca İK ile ilgili verilerini de kendileri yönetmek isterler. Self servis çözümlerini örneklemek gerekirse:
Genç nesil çalışanlar önümüzdeki yıllarda iş gücünün çok büyük kısmını oluşturacaklar. Bu kişiler vakitlerinin büyük bir bölümünü mobil ortamlarda geçiriyor.
Bu kişilere, çeşitli İK uygulamalarını geleneksel yöntemler ile uygulamaya çalışmak oldukça başarısız olur. Bu yüzden bu kuşak çalışanların beklentileri tüm İK uygulamalarını web veya akıllı telefonlar üzerinden yönetebilmektir. Bu da ancak İK uygulamalarının dijital dönüşümü ile başarılı olur. Dijital dönüşümü gerçekleştiren firmalar yetenek kazanma rekabetinde bir adım öne geçerler.
İlginizi çekebilir: Yeni Nesil İnsan Kaynakları Yazılımları ve İş Verimliliği
